Vektis omarmt hybride werken met sociale digitale werkomgeving

Meer kennis delen en van elkaar leren, transparantie en samenwerking bevorderen, maar ook meer in verbinding staan met elkaar. Vanuit die behoeften ging Vektis op zoek naar de digitale mogelijkheden om medewerkers te ondersteunen bij hun werk. Het bedrijf greep de implementatie van Microsoft 365 aan om ook meteen een sociale digitale werkomgeving te creëren die collega’s en teams dichter bij elkaar brengt. Adoptics begeleidde de implementatie, die middenin coronatijd en al thuiswerkend plaatsvond. Welke inrichtingskeuzes zijn gemaakt en wat het heeft het de organisatie gebracht? 

Vektis vervult een bijzondere rol in het Nederlandse zorglandschap. Zij levert de bouwstenen en standaarden voor het declaratieverkeer in de zorg, waarmee zorgorganisaties en zorgverzekeraars hun operationele processen kunnen vereenvoudigen. Daarnaast beheert Vektis een unieke database met alle zorgdeclaratiedata van Nederland en maakt op basis van deze data inzichten over de zorg in Nederland voor overheden, zorgverzekeraars, zorgaanbieders en de wetenschap. “We zijn eigenlijk een soort ‘CBS voor de zorg’”, zegt Joyce Wagter. Zij is als contentmanager onder andere verantwoordelijk voor het schrijven en redigeren van alle content die Vektis publiceert op haar website en social media-kanalen.  

Effectiever samenwerken in hybride kantoor/thuisomgeving
In de loop van 2019 ontstond de behoefte om efficiënter en effectiever digitaal te gaan samenwerken. “Er kwamen toen drie ontwikkelingen samen”, vertelt Joyce. “De schijf waar al onze documenten op staan was verouderd. Ons intranet was aan vernieuwing toe. En we wilden onze Office-omgeving migreren naar de cloud, naar Microsoft 365. Al heel snel hadden we in de gaten dat we meerwaarde zouden creëren als we deze drie ontwikkelingen zouden integreren in één oplossing.” 

Onder begeleiding van een consultant bekeek een projectgroep, bestaande uit de IT-manager, de manager Marketing & Communicatie en Joyce als beoogd community manager, meerdere applicaties. Een collega woonde op een congres een presentatie over een succesvolle adoptieaanpak van Adoptics bij, waar ook een korte demo van Synigo Pulse werd gegeven. Haar enthousiasme daarover was zo groot dat het projectteam te elfder ure ook een demo van dit product aanvroeg. De keus was meteen duidelijk. Joyce: “Synigo Pulse ligt als een schil om Microsoft 365 heen en valt op door hoe flexibel en kinderlijk eenvoudig de portal is in te richten en te personaliseren. Dat kunnen medewerkers zelf doen. Voor ons is dat belangrijk, want we hebben 130 medewerkers die vrijwel allemaal ander werk hebben. Een eenheidsworst zou niet werken.”

Synigo Pulse is kinderlijk eenvoudig in te richten en te personaliseren.

Joyce Wagter

Techniek én communicatie
Gezien de positieve ervaring op het congres én het advies van Synigo koos Vektis ervoor om voor de implementatie in zee te gaan met Adoptics. “Dat was de kers op de taart”, zegt Joyce. “We kenden Doreen al van het congres waar ze als spreker optrad. We waren direct gecharmeerd van hun verhaal dat je een dergelijke implementatie nooit eenzijdig moet aanvliegen. Techniek, communicatie en adoptie moeten hand in hand gaan. Als techniek en communicatie niet samen optrekken, dan begrijpen medewerkers niet waarom ze met de nieuwe tool moeten gaan werken en wat het hen brengt. Of je bedenkt iets wat technisch uiteindelijk niet realiseerbaar blijkt te zijn. Wat ons ook aanspreekt in hun aanpak is dat ze de behoeften van de medewerkers centraal zetten en van daaruit kijken hoe de techniek daarop aan kan sluiten. En niet andersom. En ze zetten onze eigen medewerkers in als ambassadeurs. Medewerkers worden dus niet getraind door een extern bureau, maar door hun eigen collega’s die de context van de organisatie heel goed kennen. Daarnaast hadden we ook meteen een hele goede klik met Doreen en Chris.” 

Connektis als centraal station
De nieuwe digitale werkomgeving is Connektis gedoopt, een samentrekking van Connecten en Vektis. Joyce: “We zien het als een centraal station waar treinen en passagiers uit alle windrichtingen binnenkomen en vertrekken. Connektis biedt je toegang tot alle applicaties, je documenten, tot het organisatienieuws, tot contactgegevens van je collega’s, tot een kennisbank en ga zo maar door.” 

Die kennisbank, het onderdeel Weten en Regelen in Connektis, is ingericht in samenwerking met Mendy Visser, een consultant met specifieke kennis hoe je zo’n structuur goed neerzet en inricht. “Ik vind het prettig dat Adoptics voor deze hele specifieke kennis samenwerkt met partners”, zegt Joyce. “Want je merkt als je hiermee begint pas hoeveel keuzes je moet maken en wat de gevolgen van die keuzes zijn. Wij hebben het nu meteen goed neergezet en ook het beheer goed belegd bij de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de informatie. Als er bijvoorbeeld iets in de verlofregeling verandert, dan moet HR ervoor zorgen dat die informatie in Weten en Regelen wordt aangepast.” 

De afdelingen pakken die verantwoordelijkheid goed op, merkt Joyce. “De eerste maanden vroegen hier en daar nog wel wat collega’s om hulp, wat logisch is want het is voor hen een nieuwe taak. Maar nu hoef ik slechts heel af en toe nog mensen te ondersteunen.” 

Techniek, communicatie en adoptie moeten hand in hand gaan.

Joyce Wagter

Sociaal intranet moet zich blijven aanpassen
Ten tijde van het interview is Connektis al zeven maanden live. Dat wil niet zeggen dat het daarmee af is. “Nee, want de organisatie verandert voortdurend, evenals de behoeften van medewerkers hierin. Dus deze sociale digitale werkomgeving zal ook mee moeten veranderen. Synigo anticipeert hier goed op door steeds nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen. Dus regelmatig introduceren we nieuwe onderdelen. Zo hebben we bijvoorbeeld de Showcase toegevoegd, een soort etalagefunctie waarop afdelingen hun projecten of teamprestaties kunnen laten zien. En een evenementenwidget, waarmee je je makkelijk kunt inschrijven voor trainingen en evenementen en waarin je ziet wie er zich nog meer hebben aangemeld. Zo breiden we stap voor stap uit”, zegt Joyce.  

Vektis werkt op het moment van het interview nog volledig vanuit huis, maar er zal een moment komen dat er een hybride werkomgeving ontstaat waarbij medewerkers deels thuis en deels op kantoor werken. “Dan ontstaan wellicht nieuwe behoeften voor functionaliteit. Bovendien moeten we onze bestanden en documenten nog migreren naar de cloud. Dat wordt ook een spannend moment waarop medewerkers zich een nieuwe manier van werken moeten aanleren. Pas dan kunnen we de mogelijkheden van Teams en Connektis volledig benutten”, blikt Joyce vooruit.  

Tegelijkertijd kijkt ze heel tevreden terug. “Ons missionarissenwerk heeft vruchten afgeworpen. Normaal is er vaak weerstand tegen veranderingen, maar doordat we iedereen vanaf moment één hebben betrokken, keek iedereen naar Connektis uit. Adoptics brengt kennis en informatie op een prettige en gestructureerde manier over. Ze denken mee, denken vooruit en gaan tegelijkertijd zo op in de organisatie dat het echt voelt als ‘ons traject’. Het is heel goed geweest om tijdens de implementatie minstens net zoveel aandacht te besteden aan communicatie en adoptie als aan technologie. En het is ook heel goed geweest om bij de implementatie ambassadeurs actief te betrekken, door collega’s uit de eigen organisatie die hebben meegedacht over de inrichting, werkafspraken en die hun eigen collega’s hebben getraind. Daardoor is Connektis echt een omgeving door en voor Vektis geworden.” 

Normaal is er vaak weerstand tegen veranderingen, maar naar de implementatie van Connektis keek iedereen uit.

Joyce Wagter