Passend Lezen ontwerpt toegankelijke portal voor medewerkers met visuele beperking

Passend Lezen is dé bibliotheek voor mensen met een leesbeperking. Van de 35 medewerkers van Passend Lezen heeft een aantal een visuele handicap. Samen met Adoptics is de organisatie erin geslaagd een portal te ontwikkelen die zoveel mogelijk rekening houdt met hun behoeften.

Maria van Dijk (midden aan tafel)

Maria van Dijk, afdelingsmanager Beheer & Projecten bij Passend Lezen, leidde het project. Zij vertelt: “Wij werkten in een private cloud, wat betekent dat we op afstand op iedere applicatie apart moesten inloggen. Dat vond niet iedereen even prettig werken en bovendien konden we hierdoor niet alle functies van Teams gebruiken. Onze ICT-partner CloudStekker kwam daarom met het idee om naar Microsoft 365 te gaan en de portal van Synigo Pulse te gaan gebruiken. Die werkt als een soort startpagina, van waaruit je kunt doorklikken naar alle onderliggende applicaties.” 

Een demo die door enkele medewerkers uitgebreid werd getest, werd positief beoordeeld, ook door de medewerkers met een visuele beperking. “Twee van hen zijn volledig blind, zij werken met spraaksoftware die voorleest wat er op een pagina staat. Dat werkte prima samen met de portal”, vertelt Maria. 

 Verbinding organiseren
Waar de medewerkers met een visuele beperking allen heel digitaal vaardig zijn, hebben sommige andere collega’s meer moeite met digitalisering. “Daarom heb ik direct gezegd dat ik adoptie centraal wilde stellen bij dit project”, zegt Maria. “We wilden graag dat de nieuwe portal door alle medewerkers wordt omarmd. Het moet bovendien niet alleen maar een handige startpagina zijn, maar ook een sociaal intranet. Want sinds Corona is hybride werken normaal geworden in onze organisatie. Als je elkaar op kantoor minder vaak tegenkomt, is het belangrijk om digitaal te organiseren dat collega’s ook buiten zakelijke besprekingen om contact met elkaar hebben. We wilden graag dat de nieuwe portal een tool wordt die de organisatie verbindt.” 

Het mooie van de Adoptics-methode is dat alle stappen die je moet zetten in de aanloop, tijdens en na een implementatie helemaal zijn uitgedacht en uitgewerkt. Zelf heb je die kennis gewoon niet in huis.

Maria van Dijk

Stel adoptie centraal
Verbinding ontstaat al bij de ontwerpfase. Als je wilt dat alle medewerkers de portal op de juiste manier gebruiken, moet je ze laten meedenken over de inrichting ervan. Maria: “Het mooie van de Adoptics-methode is dat alle stappen die je moet zetten in de aanloop, tijdens en na een implementatie helemaal zijn uitgedacht en uitgewerkt. Zelf heb je die kennis gewoon niet in huis. Samen met Adoptics hebben we de adoptiestrategie op maat gemaakt met aandachtspunten die passen bij Passend Lezen.”

Ambassadeurs
Eén zo’n aandachtspunt is om vanuit iedere afdeling minimaal één medewerker op te nemen in het projectteam. Maria: “Adoptics noemt deze mensen ambassadeur. Dat duidt heel goed hun rol: ze nemen verantwoordelijkheid, vormen voor hun afdeling het aanspreekpunt en warmen hun collega’s alvast op.” 

Omdat de taak als ambassadeur naast de bestaande werkzaamheden komt, zorgt Adoptics ervoor dat de bijeenkomsten een feestje zijn. “Dat is door iedereen ook zo ervaren”, zegt Maria. “Ik herinner me de eerste workshop nog goed. We werden opgedeeld in vier teams en mochten op basis van knippen en plakken zelf onze ideale startpagina ontwerpen. Daar kwamen natuurlijk vier verschillende ontwerpen uit. De discussie die daaruit ontstond was heel waardevol, want zo kreeg iedereen begrip voor de argumenten van de ander. Je kijkt toch primair door je eigen bril en Adoptics dwong ons om ook door de bril van collega’s te kijken. Zo zijn we gekomen tot een ontwerp dat recht doet aan de wensen van alle afdelingen.” 

Content plaatsen
De stap daarna was het vullen van de portal met content. Voor de rol van redacteur zijn bewust andere collega’s aangewezen om op deze manier zoveel mogelijk collega’s al in de voorbereidingsfase te betrekken. Deze projectfase startte met een CMS-training. Maria: “De training bestaat namelijk voornamelijk uit oefenen. Je leert toch het meest door te doen.” 

Na afloop van de training hebben de redacteuren met hun eigen collega’s de portal verder gevuld. Maria hield als eigenaar van het project een oogje in het zeil of dat allemaal lukte. “Het vullen ging best snel. We merken alleen dat medewerkers, als het eenmaal staat, denken: het is af en we hoeven er voorlopig niet meer naar om te kijken. Maar dat is natuurlijk niet zo. Je kunt een portal altijd blijven door ontwikkelen. Daar wil ik de komende periode weer wat energie in gaan steken.” 

Door de blog wordt iedereen nadrukkelijk uitgenodigd om zelf content te plaatsen. We zien dat dat drempelverlagend werkt.

Maria van Dijk

Kettingblog 
WOPPO, een naam die door middel van een prijsvraag door medewerkers is gekozen en die staat voor Welkom OP de Passend lezen Omgeving, opent met het organisatienieuws. Ook is er een agenda, een kennisbank en uiteraard linkjes naar de applicaties. Een ander vast item dat een prominente plek heeft gekregen is de ‘Kettingblog’. Maria: “Omdat iedereen deels thuiswerkt zochten we naar manieren om sociale interactie te creëren. In de kettingblog vertellen mensen iets over zichzelf: wat is hun gezinssituatie, wat zijn hun hobby’s et cetera. Het was zo’n succes dat we besloten hebben het voort te zetten met een ‘tweede ronde’. Het nieuwe thema is de ‘Boekenblog’, we zijn immers een bibliotheek: wat lees je graag? En welke leestips heb je voor anderen?” 

Door de blog wordt iedereen nadrukkelijk uitgenodigd om zelf content te plaatsen. “Daardoor hebben ook de medewerkers die geen redacteursrol hebben gehad, nu ervaring opgedaan met het plaatsen van content. We zien dat dat drempelverlagend werkt.” 

Tijdwinst
WOPPO levert Passend Lezen behoorlijk wat tijdwinst op. “Doordat je slechts één keer hoeft in te loggen om bij alle Microsoft-applicaties te kunnen, is het efficiënter dan de oude manier van werken”, zegt Maria. Bovendien kunnen medewerkers ieder device gebruiken. Waar overzicht essentieel is voor medewerkers met een visuele beperking om überhaupt te kunnen werken, is het voor andere medewerkers gewoon prettig. “Je hoeft nooit meer te zoeken waar iets staat.”  

Sommige taken zijn door de portal een stuk makkelijker uit te voeren, bijvoorbeeld het communiceren over een evenement. Maria: “Evenementen staan voor iedereen duidelijk zichtbaar op WOPPO. Bij collega’s die zich aanmelden, verschijnt het automatisch in de agenda. Bovendien blijft de content na afloop bewaard, zodat je makkelijk kunt terugblikken en foto’s kan delen met iedereen. Mijn afdeling organiseert regelmatig masterclasses. Dat kost nu veel minder tijd.”

Sociale cohesie en inclusiviteit
In een tijd waarin vacatures lang blijven open staan, heeft Maria nog wel een advies aan organisaties die het lastig vinden om medewerkers lang vast te houden en nieuw personeel te werven. “Ontwikkel net als wij een sociaal intranet. Het draagt echt bij aan cohesie en de organisatiecultuur. Bovendien maak je je ICT-omgeving een stuk inclusiever voor mensen die moeite hebben met digitalisering of met een visuele beperking. “Maar”, waarschuwt ze, “houd dan wel vanaf de start van je project al rekening met de adoptie. Want anders oogst je niet zulke grote vruchten.”