Graafschap College focust op adoptie bij nieuw studentenportaal

Veel scholen maken bij de introductie van nieuwe tooling de fout om te denken: onze studenten en medewerkers zijn digitaal vaardig genoeg, dus ze hebben niet zoveel uitleg nodig. Het Graafschap College stapte niet in deze valkuil en besteedde expliciet aandacht aan adoptie. Het resultaat: een portaal dat veel beter aansluit bij de beleving van studenten. 

José Coppes (rechts, staand voor de wand)

Het Graafschap College is een ROC in de Achterhoek en een deel van de Liemers met bijna 10.000 studenten, meer dan duizend medewerkers en twaalf locaties. Al lange tijd leefde de wens bij studenten en medewerkers voor een digitale voordeur die op basis van single sign-on toegang zou geven tot alle applicaties. Om die reden startte het team Digitale Transformatie het project ‘de digitale voordeur’, selecteerde een tool (Synigo Pulse) en begon met de voorbereidingen voor de implementatie in samenwerking met IT-Workz. Onderdeel hiervan was dat de nieuwe digitale voordeur ook het oude intranet zou gaan vervangen.  

Pas in een laat stadium stond de introductie van het portaal op de agenda. “Die tijd was veel te kort, want we wisten dat we meer moesten doen dan een e-mail sturen met wat uitleg”, zegt José Coppes, adviseur Marketing & Communicatie bij het Graafschap College.

Livegang uitstellen
José had een paar jaar daarvoor tijdens een congres een presentatie bijgewoond die werd gegeven door Doreen van Adoptics. Daarvan had ze onthouden dat het succes van een nieuw portaal valt of staat met de adoptie. José lacht als ze zegt: “Het eerste wat Adoptics zei was: we willen jullie graag helpen en zijn heel flexibel, maar een aantal minimale dingen moet je gewoon regelen. Dat redden we niet in anderhalve maand. We adviseren jullie daarom om de livegang uit te stellen.” 

Daar kwam bij dat het team Marketing & Communicatie op dat moment heel druk was met het overzetten van informatie van het oude intranet naar het nieuwe portaal. “We wisten niet waar we de tijd vandaan moesten halen om ook nog een communicatiecampagne op te zetten.” Het team kreeg daarom drie maanden extra om de voor adoptie noodzakelijke randvoorwaarden te regelen. Er werd besloten om het portaal voor studenten in april 2023 live te brengen en met het deel voor medewerkers te wachten tot na de zomervakantie. 

Ik was echt opgelucht, want ik had voor het eerst het idee dat ik met iemand praatte die snapte wat ik voor ogen had.

José Coppes

“Ik was echt opgelucht”, zegt José, “want ik had voor het eerst het idee dat ik met iemand praatte die snapte wat ik voor ogen had. Ik wilde dolgraag zorgen dat de informatie op het nieuwe portaal aansloot bij wat studenten en medewerkers nodig hebben: wat voor vragen hebben zij en op welke manier zoeken ze vervolgens naar het antwoord? Dat was een andere benadering dan die we tot dan toe hanteerden. Het team van Digitale Transformatie stelde vooral de tool centraal. Logisch, dat is ook hun rol. Maar ik was bang dat met zo’n IT-gerichte aanpak de adoptie niet goed van de grond zou komen en vond daarin bevestiging bij Adoptics.” 

Aansprekende instructievideo’s
Omdat de inrichting van de startpagina van het Graafschap College al gereed was, kon Adoptics direct met het projectteam aan de slag met een adoptieplan. Een belangrijk aandachtspunt hierin was het meenemen van de docenten, die als vraagbaak zouden gaan optreden richting studenten, vertelt José. “Adoptics hanteerde het train the trainer-principe, wat inhoudt dat de docenten de studenten begeleiden.” 

Ook is er een aansprekende activatiecampagne ontwikkeld, zegt ze. “Naast de standaard communicatiemiddelen hebben we een promovideo en videosnacks gemaakt met eigen studenten en medewerkers. De video’s zijn hierdoor echt heel aansprekend geworden.” 

De video’s zijn kort en duidelijk, met vragen van studenten als uitgangspunt. In plaats van te vertellen wat je waar vindt, gaan ze in op hoe je iets doet: hoe je een applicatie opent; hoe je het antwoord op een vraag kunt vinden et cetera. 

De livevang van het portaal voor studenten werd een feestje, aldus José. “We gingen met een roadshow langs alle twaalf locaties van het Graafschap College. We spraken studenten aan en motiveerden hen om de app te downloaden. Dat werd direct in die eerste dagen al gretig gedaan.” 

Nieuwe werkwijze
Een grote verandering in werkwijze is dat in de oude situatie het team Marketing & Communicatie alle informatie op het portaal plaatste. In de nieuwe situatie zijn medewerkers daar zelf verantwoordelijk voor. José: “Adoptics heeft iedereen die informatie erop moet kunnen zetten getraind, met name managementassistenten en beleidsmedewerkers. Dat zijn heel wat trainingen geweest, steeds in kleine groepjes en gericht op een specifiek contentonderdeel.”  

Ze was zelf ook bij de meeste trainingen aanwezig. “Want in de nieuwe situatie ben ik hun coach. Als medewerkers er even niet uit komen, kunnen ze mijn hulp inschakelen. Tijdens de trainingen zag ik al wie er handig mee was en welke medewerkers het best spannend en moeilijk vonden. Bij die mensen loop ik regelmatig even langs om te vragen of ze ondersteuning nodig hebben. Als je nooit eerder in een CMS hebt gewerkt, is het namelijk ook best even wennen.” 

Ik heb zoveel handvatten gekregen en ben zoveel verder gekomen met die nieuwe denkwijze voor het inrichten van Weten & Regelen.

José Coppes

Regelmatig bijsturen
Het jaar na de livegang is besteed aan de laatste losse eindjes en het opnieuw inrichten van Weten & Regelen. Adoptics heeft José wegwijs gemaakt in de uitgangspunten. “Ik heb toen zoveel handvatten gekregen en ben zoveel verder gekomen met die nieuwe denkwijze”, zegt José.  

Hiermee is het project niet volledig afgerond. “Dat is het nooit, het is een levend iets waar je blijvend aandacht aan moet besteden. We hebben dan ook afgesproken dat we als projectgroep regelmatig bij elkaar blijven komen om verbeterpunten te bespreken.”  

Want verbetermogelijkheden zijn er altijd. “We hebben een feedbackformulier op het portaal staan en daaruit doen we veel inspiratie op”, zegt José. Gelukkig geven studenten en medewerkers via dat formulier ook regelmatig complimenten. Het allergrootste compliment is misschien wel dat studenten die na de zomer met hun opleiding begonnen, niet of nauwelijks vragen hebben gesteld. Jose: “Zij vinden gelijk hun weg. Precies zoals we het voor ogen hadden.”  

Met ‘MijnGC’ heeft het Graafschap College een belangrijke stap gezet in de digitalisering en centralisatie van hun informatie- en applicatielandschap. Door de samenwerking met Adoptics, Synigo en IT-Workz is een flexibele, gebruiksvriendelijke en toekomstgerichte oplossing gerealiseerd. “De expertise van deze dienstverleners heeft gezorgd voor een succesvolle implementatie en adoptie binnen de organisatie”, besluit José.