BauWatch Base zorgt voor hét BauWatch-gevoel

In 2022 heeft BauWatch haar nieuwe portal gelanceerd voor sociaal intranet, digitale werkplek en data integratie. Dat was hard nodig, want de organisatie breidde zich snel uit binnen Europa. Floor Beek, Director Marketing & Communications: “Er kwamen steeds meer nieuwe collega’s en dus ook de behoefte om nieuws te delen en medewerkers te onboarden.” Don Heijmans, IT Business Solutions Manager, vult aan: ‘We hebben zoveel verschillende applicaties, dat we op zoek gingen naar één platform waarin je die allemaal kunt vinden én gebruiken. En daarnaast zochten we een platform dat met ons doorgroeit naar een gepersonaliseerde werkomgeving waarin je als medewerker ziet en vindt wat je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen.’  

Vanuit niks beginnen
Janine Dumont werd als externe projectleider ingehuurd en zij heeft het project geleid: ‘‘BauWatch had nog geen intranet of digitale werkplek. Dat is aan de ene kant heel fijn, want er is geen oude (vaak achterhaalde) informatie die je moet hergebruiken en er is ook geen vergelijkingsmateriaal in de vorm van een bestaand platform, waar mensen toch vaak aan gehecht zijn. Aan de andere kant is het ook een nadeel. Er is niks dus er is behoorlijk wat werk aan de winkel. De behoefte aan de organisatiekant was er heel duidelijk: BauWatch groeit hard binnen Europa. Naast Nederland en Duitsland zijn België, Engeland, Spanje en Frankrijk ook aangesloten. Andere landen volgen snel. HR, Marketing en Business Solutions sloegen de handen ineen en samen met de werkgroep werd besloten: we hebben één persoonlijk intern communicatie- en informatieplatform nodig.’’ 

Don licht toe waar het aan moest voldoen: ‘‘We hebben een duidelijke wensenlijst  opgesteld. Het platform van Synigo kwam het beste uit de bus.”  

Zonder goede adoptie aanpak is het zinloos om tijd en geld in een platform te investeren.

Janine Dumont

BauWatch Base als fundament
Floor: ‘‘We noemen het platform BauWatch Base, omdat dit het fundament is voor elke medewerker in zijn informatie- en communicatiebehoefte.” Om dit voor elkaar te krijgen is het belangrijk aandacht te besteden aan kennismaking en adoptie onder medewerkers. Janine vult aan: “Zonder goede adoptie aanpak is het zinloos om tijd en geld in een platform te investeren. Je wil dat je medewerkers het gaan gebruiken en met een goede adoptie aanpak bereik je dat doel.” Floor: “Voor het adoptietraject hebben we samengewerkt met Adoptics. We begonnen met een kick-off en knip- en plak sessie waar we samen met medewerkers de eerste versie van BauWatch Base hebben ontworpen op basis van hun wensen en behoeften. Toen BauWatch Base stond hebben we onze redacteuren getraind om zowel goede content te kunnen maken én dit goed te kunnen plaatsen op het platform. We hebben hier echt de verbinding gezocht tussen de teams in alle landen. Elkaar opzoeken; online, in Nederland maar ook in Duitsland. Samen trainen en ideeën ontwikkelen. 

We stelden een contentplan op. Wekelijks worden de nieuwe medewerkers voorgesteld volgens een vast format, de directie update iedereen regelmatig over het reilen en zeilen én we delen alle up-to-date HR-informatie. Alles om collega’s te verleiden om regelmatig naar het platform te komen.

De introductie van het platform wilden we graag met veel humor brengen om mensen nieuwsgierig te maken en te activeren. We hebben veel buzz gecreëerd, al voordat Base gelanceerd werd. Zo hingen bijvoorbeeld overal posters met QR-codes die linkten naar grappige filmpjes. We hebben aandacht besteed aan heldere informatie en instructies om het programma goed te leren kennen, en een helpdesk is in het leven geroepen. Een ambassadeursteam met enthousiaste en betrokken collega’s heeft de campagne ideeën getoetst en aangescherpt.”  

Het BauWatch gevoel
Don vertelt over het gebruik én de doorontwikkelingen: ‘‘Medewerkers zijn blij dat er één plek is waar ze alles kunnen vinden. Het is hun startscherm: in Teams en op de App. Vooral de contactenlijst (lees: smoelenboek), het nieuws, de pre-boarding en applicaties op één plek worden erg gewaardeerd. Medewerkers weten elkaar makkelijker te vinden. We hebben een basis neergezet en gaan dit nu door ontwikkelen. Zo vind ik het nog niet persoonlijk genoeg: iedereen ziet nog alle apps en veel nieuws. Daar werken we aan. Ook zijn we nog bezig met het klaarzetten van de kennisbank. Dit gaat ervoor zorgen dat er nog meer mensen mee gaan werken. En dan komen de integraties nog.”  

Janine vult aan: ‘‘Het streven is ook om redacteuren per afdeling op te gaan leiden. Zodat er naast nieuws, ook showcases (lees: uitgelichte projecten of onderwerpen) geplaatst en onderhouden kunnen worden. Dat is essentieel om het BauWatch-gevoel te krijgen en versterken. De CEO heeft altijd gezegd: ‘We zijn één bedrijf en daar moeten we samen aan werken.’ Het is heel fijn dat iemand op zijn niveau hier knetterhard achterstaat én dat BauWatch daar nu zo’n mooi platform voor heeft.’’