Zó richt je je digitale werkplek functioneel en slim in

De digitale werkomgeving van vandaag vraagt om meer dan ‘iets met Teams en SharePoint’. Wil je dat medewerkers écht effectief kunnen samenwerken, dan moet techniek niet alleen werken, maar ook logisch aanvoelen. Anders gezegd: je digitale werkomgeving moet kloppen. En functioneel, intuïtief en toekomstbestendig zijn.

Eén ingang, meerdere toepassingen

Medewerkers schakelen dagelijks tussen programma’s, platforms en kanalen. Dat kost tijd én energie. De oplossing? Zorg voor één centrale ingang: een goed ingerichte startpagina waar medewerkers álles vinden wat ze nodig hebben – van nieuws en documenten tot agenda’s, taken en werkinformatie.

Tip van Chris: “Zorg voor slimme koppelingen tussen systemen. Denk aan integraties met HR-systemen, CRM, documentmanagement en selfserviceportalen. Hoe minder klikken, hoe beter!”

Iedereen zijn eigen portal: minder ruis, meer relevantie

Niet iedereen heeft dezelfde informatie nodig. Een goede digitale werkomgeving past zich aan op rol, afdeling of locatie. Dat voorkomt informatie-overload en verhoogt de relevantie van wat medewerkers zien. Mensen gebruiken wat bij hun werk past én blijven dat doen, als het aansluit bij hun dagelijkse routine. Bijvoorbeeld: Een zorgverlener ziet direct cliëntinformatie, protocollen en teamnieuws. Een HR-adviseur ziet personeelsoverzichten, verlofaanvragen en beleidsstukken.

Zoekfunctie: de stille kracht van je platform

Wist je dat medewerkers gemiddeld bijna 2 uur per dag kwijt zijn aan het zoeken naar informatie? Een goed werkende zoekfunctie bespaart letterlijk tijd en geld.

Niets zo frustrerend als informatie die er wél is, maar die je niet kunt vinden. De zoekfunctie op het platform is essentieel – en vaak onderbelicht. Een slimme zoekmachine begrijpt context, kan filteren en levert relevante resultaten. Zorg voor een logische structuur van de content. Content die relevant en actueel is én vindbaar, levert een enorme bijdrage aan een plezierige werkomgeving.

Beveiliging zonder belemmering

Uiteraard, je wilt een waterdicht systeem, maar beveiliging en toegankelijkheid staan altijd op gespannen voet met elkaar, beveiliging mag het werkproces niet hinderen. Denk aan Single-Sign-On, multifactor authenticatie en duidelijke toegangsrechten. Dit vergroot de veiligheid én het gebruiksgemak. Betrek ICT daarom altijd bij de adoptie van je digitale werkplek. Zij zorgen voor de beveiliging, maar moeten ook weten en snappen welke vrijheid medewerkers nodig hebben om hun dagelijks werk te kunnen doen.

Technologie als partner

Een digitale werkomgeving moet geen doel op zich zijn, maar een partner in het dagelijks werk. Door de digitale werkomgeving slim in te richten, sluit je aan op de behoeften van de medewerkers nu én ben je voorbereid op de wensen van morgen.

Want technologie moet vóór je werken – niet tegen je.

Samen sparren?

Chris vertelt je graag meer over het zo optimaal mogelijk inrichten van de digitale werkomgeving. Neem contact op en dan spreken we af voor een kop koffie of thee.