Zo breng je een intranet tot leven
Veel organisaties denken vaak in laatste instantie aan de adoptie onder hun medewerkers, omdat ze er van uitgaan dat nieuwe technologie gewoon gebruikt wordt als het beschikbaar is. Gebruikersadoptie is echter het fundament waarop je bouwt en begint gelijk met – of liever zelfs nog eerder dan – de technische implementatie. Geen moment later!
Een fijne, functionele werkplek is onmisbaar. Maar vaak wordt dit vanuit een technisch oogpunt aangevlogen. IT werkt hard om het nieuwe systeem draaiende te krijgen en als dat is gelukt mag Communicatie de boodschap brengen: “We hebben een nieuw platform. Hier is die, succes!”
Medewerkers worden helemaal niet of niet genoeg meegenomen in het proces tot livegang, het wordt ingericht vanuit een organisatieperspectief waardoor de kans groot is dat ze direct met hun hakken in het zand gaan. Zonde! Want het nieuwe platform kan de organisatie én de medewerkers behoorlijk veel brengen.
Betrek medewerkers zo vroeg mogelijk
Het is écht de moeite waard – zo niet het belangrijkste – om medewerkers (of andere gebruikers) uit verschillende hoeken van de organisatie al in een vroeg stadium te betrekken. En ja, dat kost tijd.
Dat begint bij ons vaak al met het inventariseren van de wensen en behoeften. Wat zijn hun toptaken? Wat gaat er goed en vinden ze leuk en interessant. Maar ook waar lopen ze tegenaan? Wat zoeken ze vaak? Kunnen zaken wellicht makkelijker? Op basis hiervan bepalen we samen wat het platform moet kunnen en hoe het eruit moet zien.
Vervolgens richt je het ook echt met elkaar in. Samen maak je de opzet die het meest logisch lijkt voor iedereen. Vinden gebruikers het overzichtelijk; zijn de onderdelen in de juiste volgorde opgebouwd en ziet het er aantrekkelijk uit? Het platform wordt daardoor vanaf de start meer ‘van ons’. Medewerkers hebben er over meegedacht en meegeholpen om het te bouwen waardoor het meer eigen is en ze er naar uitkijken om het te gaan gebruiken omdat het ook écht iets bijdraagt aan hun dagelijkse werk.
En als je dan samen dé werkplek hebt ingericht en niet kan wachten om de organisatie hier mee te laten werken, zorg dan ook voor ondersteuning in het gebruik, het liefst door eigen collega’s. Want hoe mooi en praktisch de digitale werkplek ook lijkt, veranderen is moeilijk. Dat kost tijd en vraagt om begeleiding.
| Deel |
|
