Sturing geven aan digitale veranderingen

Elke keer wanneer we nieuwe digitale tools introduceren, zoals een nieuw cliëntportaal, sociaal intranet of Teams, slaat een organisatie automatisch ook een nieuwe richting in. Deze overgang zien we als een reis. Een reis met een duidelijk einddoel, maar een route die zelden recht is. Om medewerkers effectief mee te nemen in deze verandering, is het belangrijk om je eerst te verdiepen in de situatie. Doreen schreef hier al eens over in haar blog ‘Duik in de verandering’. Vervolgens moet je richting geven. Maar hoe pak je dat aan?

Richting geven
De eerste stap in het proces is het bepalen van een adoptiestrategie. Hierin zet je:

• Het uiteindelijke doel
• De rol van de nieuwe (IT-)middelen in het communicatielandschap
• De verschillende doelgroepen
• Het gewenste gedrag per doelgroep
• De impact die de verandering met zich meebrengt
• De adoptiefactoren die leiden tot het gewenste gedrag
• De adoptieacties op drie gebieden: communicatie, scholing en borging, specifiek per doelgroep

Pas je koers aan
Net zoals een schip zijn koers moet aanpassen wanneer de wind draait, kan ook het adoptieproces tijdens de reis onverwachte wendingen nemen. Dit betekent dat je soms je plan moet bijstellen om het uiteindelijke doel te bereiken. Het is dan ook belangrijk om flexibel te blijven en niet bang te zijn om de adoptiestrategie aan te passen wanneer de omstandigheden daarom vragen. Kleine aanpassingen in de koers zijn vaak genoeg, zonder dat je volledig moet omschakelen.

Belangrijk hierin is om medewerkers continu te blijven betrekken. Zorg ervoor dat ze de weg niet kwijtraken, want zonder duidelijke begeleiding kunnen zij stilvallen of terugvallen in oude patronen.

Langdurige steun
Iedereen heeft de neiging om terug te vallen in vertrouwde routines, vooral als de nieuwe manier van werken nog niet helemaal eigen is. Die oude werkwijze is bekend en voelt veilig, dus kiezen we daar vaak instinctief voor. Herkenbaar?

Om dit te voorkomen, is langdurige steun cruciaal. Het aanmoedigen van elkaar om de gemaakte afspraken na te komen, kan helpen om kleine stappen in de goede richting te zetten. Denk hierbij aan het inzetten van ambassadeurs of het opzetten van een buddy-systeem binnen de organisatie. Dit kan mensen helpen om op koers te blijven.

Adoptie is een reis vol uitdagingen. Het bieden van richting door middel van communicatie, scholing en borging is essentieel om het einddoel te bereiken. Maar misschien nog belangrijker: wees flexibel genoeg om onderweg in te spelen op onverwachte situaties.

Wil je weten hoe zo’n adoptiestrategie er in de praktijk uitziet? Ik laat het je graag zien!