Mij, wij, zij, iedereen

In een wereld waarin digitaal samenwerken niet meer weg te denken is, komt nogal eens de vraag bij ons terecht hoe je het beste informatie digitaal (veilig) kan delen. Met jouw collega, jouw team of afdeling, de rest van de organisatie of mensen daarbuiten. Het lijkt simpel, maar als we gebonden zijn door regels en wetgeving (GDPR, AVG) en je niet alles meteen met een ander wil delen, wordt het al complexer. Hoe zet je de beschikbare middelen dan het beste in?

Met wie delen?
De eerste vraag die je jezelf moet stellen is: “Met wie wil ik wat delen?” Nu kan het antwoord op deze vraag vrij simpel zijn, bijvoorbeeld jouw collega, team of (een deel van) de organisatie. Als dat in eerste instantie ook de doelgroep van jouw informatie is, dan geeft dat ook het antwoord op de vraag waar je de informatie kan delen.

Maar … en nu komt het, wat als in de toekomst de doelgroep met wie de informatie gedeeld moet worden verandert? Dat betekent dat je bij de vraag met wie je de informatie gaat delen ook alvast in de toekomst moet kijken. Kan je inschatten dat de informatie dan met een andere doelgroep gedeeld moet worden, kies dan voor een andere plek. Bijvoorbeeld een SharePoint site of Teams kanaal waar zij ook toegang hebben.

Waar delen?
Een afbeelding die wij vaak gebruiken als uitgangspunt waar je wat met wie deelt, is onderstaande. Hierbij gaan we uit van de situatie dat jouw organisatie gebruik maakt van Microsoft 365.

We onderscheiden vier doelgroepen waarmee je informatie wil delen met:

• alleen jezelf (mij);
• jouw team/afdeling (wij);
• internen en externen (zij) of
• de hele organisatie (iedereen).

Werk je in je eentje aan een document of informatie en zal deze vooralsnog niet gedeeld worden met anderen, dan is OneDrive de meeste geschikte plek. Dit is jouw persoonlijke digitale opslagruimte voor werk gerelateerde informatie.

Werk je samen in een team, afdeling of project (wij) dan is Microsoft Teams de meest geschikte plek. Hier kunnen ook externen toegang krijgen, als dat is toegestaan door jullie organisatie.

Wil je anderen ‘formeel’ informeren of communiceren met externen die geen toegang hebben tot jullie Teams (zij), dan is Outlook de aangewezen plek. Hierbij horen ook collega’s die van bepaalde informatie op de hoogte moeten worden gehouden, maar geen deel uitmaken van jouw team, afdeling of project.

Ten slotte, heb je informatie die voor de hele organisatie (iedereen) van belang is, bijvoorbeeld genomen besluiten, beleidsdocumenten, protocollen of kennis, dan is een kennisbank de plek van waaruit de informatie gedeeld kan worden. In de afbeelding Weten & Regelen genoemd, maar ook wel bekend als Serviceplein, Digiboekje of Wegwijzer.

Werkafspraken en spelregels
Bovenstaande is slechts een uitgangspunt. Het gaat erom dat je als organisatie keuzes maakt en werkafspraken formuleert. Afspraken over de (werk)wijze van informatie delen, wanneer is het een finale versie en de spelregels. Die spelregels bestaan bijvoorbeeld uit het niet gebruiken van alternatieve middelen, zoals Google-Drive, Dropbox of USB-sticks.

Het is essentieel om medewerkers hierover goed te informeren, maar ook te ondersteunen in de gewenste manier van werken. Help elkaar en spreek elkaar aan als dat nodig is.

Ondersteuning door IT
Als IT-afdeling of IT-leverancier kan je hier een mooie bijdrage leveren. Bijvoorbeeld door de alternatieven zoveel mogelijk te blokkeren. Op die manier help je de medewerkers, met zachte hand, om alleen die middelen te gebruiken die zijn gekozen binnen de organisatie.

Of als er bijvoorbeeld vertrouwelijke informatie met externen moet worden gedeeld, dan kan je de organisatie adviseren over de mogelijkheden. Denk aan veilig e-mailen, securitylabels voor documenten, wel of niet beschikbaar stellen van OneDrive buiten de organisatie om bestanden te synchroniseren, et cetera.

Hulp nodig?
Wil je dat jouw organisatie ook eenduidiger gaat werken als het gaat om het delen van informatie? Wij helpen je graag om leuker en makkelijker te samenwerken!