Hoe persona’s je social intranet naar een hoger niveau tillen

Een social intranet is een krachtig hulpmiddel voor organisaties om de communicatie en samenwerking tussen medewerkers en anderen te verbeteren. Om ervoor te zorgen dat het intranet doet wat het moet doen en echt bijdraagt aan het dagelijkse werk, ontworp je het met de gebruikers in gedachten. Het gebruik van persona’s kan daarbij helpen. 

Een persona is een fictief personage dat is gebaseerd op de belangrijkste kenmerken van een groep gebruikers. Met een persona kun je je beter verplaatsen in de gebruikers en hun behoeften begrijpen. Het helpt om een beter inzicht te krijgen in hoe verschillende ‘soorten’ medewerkers het intranet kunnen gebruiken en wat hun prioriteiten zijn.

Welke stappen zet je om persona’s te maken voor je social intranet?

1. Identificeer gebruikersgroepen 

De eerste stap bij het maken van persona’s is het helder krijgen van de verschillende gebruikersgroepen op het social intranet. Bijvoorbeeld managers, kantoormedewerkers en zorgmedewerkers. Door deze groepen te ‘markeren’, kun je je richten op hun specifieke behoeften en wensen. 

2. Verzamel gegevens 

De volgende stap is gegevens verzamelen over elke gebruikersgroep. Bijvoorbeeld door middel van enquêtes, interviews, observatie of workshops. Probeer zoveel mogelijk informatie te verzamelen over hun rol binnen de organisatie, hun taken, uitdagingen en de manier waarop ze graag communiceren en samenwerken. 

3. Maak persona’s 

Zodra je genoeg gegevens hebt verzameld, kan je beginnen met het maken van persona’s. Een persona is een fictief personage gebaseerd op de informatie die je hebt verzameld over de specifieke gebruikersgroep. Geef de persona een naam, een foto en beschrijf specifieke kenmerken, zoals functie, toptaken, irritaties, communicatiestijl en prioriteiten.

4. Stel prioriteiten  

Het is belangrijk om te begrijpen wat de prioriteiten zijn van elke persona. Wat zijn hun belangrijkste taken en uitdagingen en hoe kan het social intranet hen daarbij helpen? Door deze prioriteiten duidelijk te maken, kan je het intranet zo ontwerpen dat het aan specifieke behoeften voldoet. Bovendien belast je dan dan andere gebruikersgroepen niet met informatie die ze niet nodig hebben.  

Zie hieronder de persona van Bert, magazijnmedewerker in een ziekenhuis.

5. Test de persona’s 

Test de persona’s. Laat ze zien aan medewerkers en vraag om feedback. Zo ontdek je of de persona’s herkenbaar zijn en of de behoeften en wensen worden vervuld. Scherp net zolang aan totdat ze beter overeenkomen met de werkelijkheid. 

Hulp nodig?

Door het gebruik van persona’s stem je het social intranet beter af op de behoeften van de gebruikers. Het helpt om je tijdens het ontwerpproces te richten op de gebruikers met als resultaat een intranet dat écht bijdraagt aan het werk. Een intranet waar medewerkers blij van worden.
Wil je jullie intranet ook naar een hoger niveau tillen? Wij helpen je graag met het maken van persona’s.