Delen is het nieuwe mailen
Ken je dat? Je hebt een document dat je door acht personen moet laten beoordelen. Dan gebeurt het volgende…
- De maker van het voorstel slaat het document lokaal op (1e kopie) en stuurt het als bijlage via de e-mail (2e kopie) naar de 8 personen. Het document wordt tijdens het transport ook op het ‘postkantoor’ (Exchangeserver) opgeslagen (3e kopie);
- De 8 personen ontvangen ieder het document in hun mail (kopieën 4 t/m 11) en slaan het op op hun eigen computer (kopieën 12 t/m 19);
- Ze bewerken het document en waarschijnlijk slaan ze het voor de zekerheid nogmaals op onder een andere naam om niet het origineel te overschrijven (kopieën 20 t/m 27);
- Het aangepaste document wordt retour gestuurd (kopieën 28 t/m 35). Ook nu weer wordt het document opgeslagen op het ‘postkantoor’ (kopieën 35 t/m 42);
- De ontvanger slaat al deze bijlagen weer lokaal op om ze te kunnen samenvoegen tot een finale versie (kopieën 42 t/m 49).
Je ziet in dit voorbeeld dat van één document er gemakkelijk 50 kopieën in verschillende versies op diverse plekken worden opgeslagen. Dit kost niet alleen de onnodige opslagruimte, maar is ook erg inefficiënt. En wie kent dat probleem nou niet, dat je niet meer weet welke de laatste versie van een document is?
Office 365 maakt het mogelijk dat je samenwerkt in één document vanuit één centrale plek. Heel fijn en praktisch, maar vraagt wel om ander werkgedrag. Adoptics helpt de medewerker nieuwe werkwijzen eigen te maken door hen te leren een document te delen vanuit een centrale plek en hen het vertrouwen te geven dat je dan altijd met de laatste versie werkt en op deze manier veel efficiënter samenwerkt. Delen is het nieuwe mailen!
| Deel |
|
